Hoja de Ruta

Hoja de ruta

Una vez diseñada la actividad, ésta se prepara para ser realizada en una fecha determinada

 

         A diferencia de las tareas de diseño, que es recomendable realizarlas a comienzos de un ciclo, las de preparación son constantes y se superponen a la ejecución de actividades, de manera que mientras unas actividades se realizan otras se preparan.

 

         Las tareas de preparación varían según la actividad de que se trate: es distinto preparar una actividad de una hora de duración que un campamento de varios días. En cualquier caso, será muy útil repasar la “hoja de ruta de una actividad” que se propone a continuación, la que también es útil tratándose de un proyecto:

 

Hoja de ruta de una actividad

 


 

¿Saben todos quién dirige la actividad?

 

Aunque en la preparación de una actividad o proyecto intervienen varios dirigentes, jóvenes e incluso especialistas externos, siempre debe existir un responsable de la actividad, ante quien todos reportan.

 


 

¿Cómo se motivará la actividad? ¿Quién lo hará? ¿Qué elementos se emplearán? ¿Quién los obtendrá o confeccionará?

 

Toda actividad, por muy atractiva que sea, necesita de una motivación que es necesario preparar anticipadamente.

 


 

¿Se ha definido el lugar y las personas responsables de obtenerlo y prepararlo? ¿Se ha visitado el lugar y se ha constatado que reúne las condiciones apropiadas? ¿Se obtuvo la autorización para usarlo?

 

El lugar en que se desarrollará la actividad es determinante para su éxito. Tamaño, privacidad, entorno apropiado, orden y limpieza, nivel de ruido, son factores que influirán en el resultado. Más determinante es el lugar cuando la actividad se desarrolla fuera del local. En el caso de campamentos y excursiones se debe visitar el lugar con suficiente anticipación y verificar si permite desarrollar las actividades previstas.

 


 

¿Se han repasado las diversas fases de la actividad y se ha designado a sus responsables?

 

Algunas actividades cortas se desarrollan de una vez, pero otras, especialmente las de mayor duración y los proyectos, tienen diferentes fases, con duración y exigencias distintas.

 


 

¿Se han preparado los materiales necesarios para las distintas variantes previstas?

 

Casi todas las actividades admiten variantes, ya sea en forma sucesiva o simultánea.

 


 

¿Participan niños y jóvenes en la preparación de la actividad en la forma que corresponde?

 

Las actividades se preparan en cada caso con la participación de niños y jóvenes; las de patrulla las preparan los jóvenes; y las de Unidad, el Consejo de Unidad.

 


 

¿Está comprometida y garantizada la participación de las personas externas que se necesitan?

 

Cuando se requiere la participación de recursos humanos externos se necesita motivarlos y comprometerlos con anticipación. No podríamos tener una madrugada de pesca sin un pescador competente, o un curso de fotografía sin el apoyo de un fotógrafo calificado.

 


 

¿Se verificó si se obtuvieron o confeccionaron los materiales que necesita la actividad?

 

Una noche oscura en una colina cercana a la ciudad, en que está todo listo para observar las estrellas, el responsable de conseguir el telescopio, que llegó atrasado, recuerda en ese momento que era él quien tenía que pasar a buscarlo. Quien ha vivido esta experiencia no se olvidará jamás de la importancia de los materiales de apoyo.

 


 

¿Se hizo el presupuesto de la actividad? ¿Se obtuvieron los recursos necesarios? ¿Se designó al responsable de administrarlos?  ¿Se fijaron normas para su rendición? En el caso de los proyectos ¿se preparó una Pauta de Identificación del Proyecto para captar fondos?

 

Muchas actividades no implican costo, pero otras, que duran más o que emplean muchos materiales -como los campamentos, las actividades variables de larga duración y los proyectos- necesitan reunir ciertos recursos financieros y que éstos se administren adecuadamente.

 


 

¿Se ha verificado, antes de iniciar la actividad, que todo está listo?

 

El responsable de la actividad debe efectuar una ¡supervisión continua!, verificando que se hayan cumplido las tareas asignadas, hasta lograr su total preparación.

 


 

Al preparar una actividad se pueden introducir modificaciones en el calendario original, ya que en esos momentos se establece finalmente el tiempo efectivo requerido por cada actividad. Si el calendario es flexible no habrá problemas en introducir ajustes.

 

Se recomienda que se explique de manera muy especifica cada punto en base a las preguntas que lo orientan. 

 

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